Kennst du den? „Chef, unter welcher Rubrik soll ich die 20.000 EUR buchen, mit denen unser letzter Buchhalter durchgebrannt ist?“ - „Unter laufende Ausgaben!“
Angeblich sollen Buchalter:innen darüber lachen können. Der Rest der Menschheit lächelt vermutlich nur höflich und nickt verständnisvoll. Buchhaltung ist nun mal eher trocken und Spaß-befreit. Allerdings bildet sie auch das Fundament jedes erfolgreichen Unternehmens.
Als Shopify-Händler:in solltest du deine Buchführung also keinesfalls vernachlässigen, ansonsten bricht schnell Chaos aus und du schreibst rote Zahlen. Gleichzeitig darf die Zahlenschubserei nicht zu viel deiner wertvollen Zeit fressen. Schließlich gibt es in einem Onlineshop jeden Tag genug andere Baustellen.
Wie du dieses Dilemma löst, zeigen wir dir in diesem Beitrag. Unser Fokus liegt vor allem auf dem Thema: Buchhaltung automatisieren mit Shopify und hilfreichen Hinweisen, etwa bei der Tool-Auswahl, der Anbindung der Tools an deinen Shopify Shop und natürlich auch, was der digitale Buchhaltungsspaß kostet.
Aber starten möchten wir ganz bedächtig und mit der Frage:
Warum ist automatisierte Buchhaltung auf Shopify eine sinnvolle Zukunftsinvestition?
Machen wir uns nichts vor: Du liebäugelst bereits mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware für deinen Shopify Shop, allerdings fehlt dir noch der letzte Schubs, um endlich damit loszulegen? Quasi die Argumente, die dich endgültig von ihrer Sinnhaftigkeit überzeugen? Denn bislang hat es ja auch irgendwie funktioniert. Dem möchten wir Folgendes entgegensetzen:Transaktionsvolumen sind nicht planbar
Verkäufe wachsen im Internet fast nie linear. Ein Trend, ein Post, ein:e Influencer:in reicht aus und der Absatz potenziert sich. Aus 100 Bestellungen werden 1.000 und dann 10.000. Mit händischer Buchhaltung jetzt nicht die Kontrolle zu verlieren, ist fast unmöglich. Vergiss außerdem nicht, dass mehr Verkäufe auch immer mehr von allem anderen bedeutet: Rücksendungen, Gutschriften, Umtausche – aus dem gemütlichen Rechnungenschreiben am Samstagabend wird so schnell ein Fulltime-Job.Steuern und Zölle werden schnell komplex
Je höher der Absatz, desto größer wird die Chance, dass Bestellungen aus dem Ausland bei dir eintrudeln. Bereits innerhalb der EU bedeutet das für dich, dass die Umsatzsteuer auf der Rechnung anders angegeben werden muss. Geht eine Lieferung in die Schweiz, wird aus der Sendung eine kleine Wissenschaft. Und jetzt? Auslandslieferungen schlicht verweigern und dich so um jede Menge Umsatz bringen? Oder dich hinsetzen und das Steuer- und Zollrecht der Vereinigten Staaten studieren?Fehler sind teuer
Zuletzt haben Zahlen die wunderbare Eigenschaft, unmerkliche Fehler zu produzieren. Das kennst du sicher noch aus dem Matheunterricht. Aber während das -13 km/h schnelle Flugzeug dich in der Klausur nur ein paar Punkte gekostet hat, kosten dich Buchhaltungsfehler Geld oder sogar Kopf und Kragen. Denn wenn die Rechnung versehentlich zu hoch ausfällt, kannst du dich auf einen ordentlichen Shitstorm einstellen. Wenn die Zahlen am Jahresende nicht stimmen, steigt dir das Finanzamt aufs Dach. Und wer weiß, wer sich bei dir meldet, wenn du die Steuern einer Auslandslieferung nicht sauber abrechnest?Nicht nur Contras, sondern jede Menge Pros: Buchhaltung automatisieren
Fehlerhafte Buchführung hat schon so manchem Unternehmen, das sich gerade noch auf der Erfolgsspur wähnte, den Garaus gemacht. Eigens Mitarbeitende für die Buchhaltung einzustellen, sprengt allerdings oft den finanziellen Rahmen. Zum Glück gibt es einen goldenen Mittelweg, der sich gerade für aufstrebende Stores anbietet: Überlasse den Großteil der Arbeit dem Algorithmus. Denn Buchhaltung besteht aus einer Vielzahl immer wiederkehrender Aufgaben – und mit Zahlen kann die Maschine ohnehin besser umgehen als die meisten Gehirne. Auf den Punkt gebracht bringt eine professionelle Buchhaltungssoftware dir diese Vorteile:- Zeitersparnis: Wenn Zahlen automatisiert an der richtigen Stelle platziert werden und sich die Rechnung von selbst schreibt, gewinnst du zunächst vor allem eines: Zeit. Zeit, die du in dein Kerngeschäft investieren kannst, in den Kontakt zur Kundschaft, die Idee für das nächste Hammerprodukt oder das Fliegenfischen.
- Fehlerreduktion: Maschinen machen keine Fehler. Es sei denn, sie werden falsch programmiert. Wenn deine Buchhaltungssoftware dir sagt, dass dein Monatsumsatz 200.000 EUR beträgt, kannst du den Taschenrechner stecken lassen. Wenn auf der Rechnung ein Fälligkeitsziel steht, musst du nicht den Kalender zücken und das Datum nachschlagen.
- Echtzeitüberblick: Ein gutes Tool verarbeitet Transaktionen genau dann, wenn sie eintreffen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass deine Zahlen immer aktuell sind. Du willst wissen, ob sich das Feiertagsgeschäft gelohnt hat oder ob du ins Sommerloch gefallen bist? Ein paar Klicks und du weißt es.
- Rechtskonform: Kannst du aus dem Stegreif sagen, welche Informationen auf einer Rechnung stehen müssen? Wie steht es mit der E-Rechnung? Oder der Rechnung, die nach Korea geht? Eine Buchhaltungssoftware weiß so was – und du musst dich nicht für zwei Wochen ins internationale Steuerrecht einlesen.
Checkliste: Welche Funktionen eine automatisierte Shopify-Buchhaltungssoftware an Bord haben muss
Klingt doch super, oder? Endlich keine Kopfschmerzen mehr, weil du stundenlang über den Zahlen brütest oder dir Sorgen um die Auslandsrechnung machst. Endlich wieder Zeit für den Social Media Auftritt (oder das Fliegenfischen). Allerdings: Wenn du nach Buchhaltungssoftware googelst, werden dich die Ergebnisse regelrecht erschlagen. Es gibt einfach zu viele Anbieter. Welche ist die beste Lösung für deinen Store auf Shopify? Genau die, die diese Punkte erfüllt:- Automatische Datenübertragung: Zunächst muss sich die Software über eine Schnittstelle direkt an deinen Shopify-Shop anbinden lassen. Nur, wenn alle Informationen automatisch und korrekt übertragen werden, entsteht überhaupt ein Synergieeffekt. Händisches hin- und herkopieren von Daten ist ein No-Go!
- Automatisierte Rechnungserstellung und -versand: Die Brot-und-Butter-Funktion jeder Buchhaltungssoftware für den Onlinehandel. Für jede Order muss automatisch eine Rechnung erstellt und auf Wunsch versandt werden können. Nur so bleiben die Bücher sauber. Dabei darf es keine Rolle spielen, von wo aus der Welt die Bestellung eingegangen ist oder wie dein Geschäftsmodell aussieht. Denke zum Beispiel auch an B2B-Rechnungen mit Umsatzsteueridentifikationsnummer.
- Belegmanagement: Außerdem sollte das Tool deiner Wahl mit allen anderen Belegtypen zurechtkommen, die im Onlinehandel zum Geschäftsalltag gehören. Dazu zählen etwa Gutschriften, Angebote oder Rückerstattungen. All diese Transaktionen muss die Software einer Bestellung zuordnen können.
- Steuerberechnung und -meldung: Ein weiterer Punkt, der dir als Händler:in viel Zeit und Nerven spart. Eine gute automatisierte Buchhaltung ist in der Lage, Steuersätze für jede Art von Bestellungen zu berechnen und an die zuständige Stelle zu melden. Egal, ob es sich dabei um den regulären oder reduzierten Mehrwertsteuersatz handelt oder ob das One-Stop-Shop-System der EU in Anspruch genommen werden muss.
- DATEV-Export: Zuletzt sind zwei Dinge im Jahr sicher: das neue iPhone-Modell und die Steuern. Im Idealfall exportiert deine Buchhaltungssoftware alle Daten regelmäßig und ohne Umwege in das System der DATEV. So holst du deine Steuerberatung direkt mit ins Boot, musst nichts einscannen, hochladen oder verschicken. Wieder eine Sorge weniger.
Die Küche empfiehlt: Die zwei besten Tools für die automatisierte Buchhaltung auf Shopify
Jetzt könntest du den großen Anbietervergleich starten und jede einzelne Buchhaltungssoftware auf Herz, Nieren und die fünf Must-haves von oben abklopfen. Oder du sparst dir die Mühe und setzt auf eines von zwei Tools, die sich bereits tausendfach für Shopify bewährt haben:Lexware Office
Mit Lexware Office lassen sich die Finanzbuchhaltung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die doppelte Buchführung problemlos erledigen. Alle relevanten Belege, wie Rechnungen, Angebote und Mahnungen werden vollständig unterstützt. Die Software entspricht den gesetzlichen Anforderungen, ermöglicht GoBD-konforme Buchhaltung und bietet eine ELSTER- sowie eine DATEV-Schnittstelle für Steuererklärungen.sevdesk
Auch sevdesk wurde speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt. Die Software ermöglicht eine einfache und digitale Verwaltung von Rechnungen, Belegen und Finanzen – etwa indem sie Rechnungen und Angebote automatisiert erstellt, Belege digital erfasst und automatisch den richtigen Konten zuordnet. Weiterhin bietet sevdesk ebenfalls eine integrierte Steuerfunktion, die mit DATEV kompatibel ist und eine direkte Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen ermöglicht. Beide Lösungen stammen aus Deutschland, kommen also problemlos mit allen hiesigen Steuergepflogenheiten zurecht, eignen sich aber auch für den internationalen sowie den B2B-Handel.Shopify x Buchhaltung: Deinen Store mit der Buchhaltungssoftware verbinden
Auf den Punkt gebracht: Wenn du nach einer Lösung suchst, die so gut wie jeden Business Case abdeckt, mit deinem Unternehmen mitwächst und in der Bedienung nicht allzu komplex ist, heißen die Antworten Lexware Office oder sevdesk. Bleibt nur noch eine Kleinigkeit. Denn irgendwie müssen die Daten aus deinem Shopify-Account ja auch ins Buchhaltungssystem und von dort wieder zurück. Am besten fehlerfrei und automatisch, denn wer copy-pastet, biegt auch Bananen krumm. Aber genau dafür gibt es den Shopify App Store mit seinen Apps. Dort findest du sogenannte Connectoren – einmal für Lexware Office und einmal für sevdesk. Dabei handelt es sich um intelligente Schnittstellen, die deinen Store nicht nur mit dem Buchhaltungstool deiner Wahl verbinden, sondern auch sämtliche Funktionen der Software direkt in deinen Shopify Adminbereich hieven. Lästiges Hin- und Herwechseln zwischen den Programmen kannst du dir also sparen. Hast du dich für ein Tool entschieden und ein Kundenkonto darin angelegt, kannst du nun die entsprechende Seite (schau nach oben in die Links) ansteuern, und musst nur drei Dinge tun:- App installieren: Einen Connector installierst du genauso wie jede andere App auf Shopify auch. Also einfach den Installieren-Button anklicken und fertig.
- Verbinden: Danach verbindest du deinen Store mit dem Buchhaltungstool. Allerdings ist das nicht weiter schwer. Im Grunde musst du nur hüben wie drüben deine Zugangsdaten eintragen, damit die Tools wissen, wer hier mit wem kommunizieren soll.
-
Einrichten: Zum Schluss erfolgen ein paar allgemeine Einrichtungen. Zum Beispiel, welche Daten zukünftig an die Buchhaltung fließen sollen und was das Programm damit anstellt. All diese Einstellungen nimmst du in einem grafischen User Interface vor, das sich genauso einfach bedienen lässt wie der Rest deines Shopify Stores.
Für noch mehr Infos zu den Connectoren, ihrer Einrichtung und den wichtigsten Einstellungen kannst du gerne auf YouTube vorbeischauen. Denn dort haben wir bereits Playlists zu all deinen Fragen für dich zusammengestellt. Für Lexware Office und natürlich auch für sevdesk.