Form meets Function: Microsoft Business Central Shopify Connector

Die erfolgreichste Software aller Zeiten? Ohne Frage, Microsoft Windows. Bereits 2014 lief das Betriebssystem weltweit auf über 1,5 Milliarden PCs; inzwischen dürften noch einige dazugekommen sein. Um ein Gefühl für diese Zahl zu bekommen: Würde eine Windows-Installation nur zehn Minuten in Anspruch nehmen, ein armer ITler wäre 28.500 Jahre damit beschäftigt, alle 1,5 Milliarden PCs aufzusetzen. Natürlich stellt der Konzern aus Redmond nicht nur Betriebssysteme her. Im Portfolio des Unternehmens finden sich zahlreiche weitere Soft- und Hardwareprodukte, darunter eine Anwendung, die insbesondere für ambitionierte Shopify-Händler:innen mehr als nur interessant ist: das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Worum es sich dabei handelt und wie du es in Shopify integrierst und was es kann, verraten wir dir in diesem Beitrag.  Let’s go!

Verdammt langer Name: Das ist Microsoft Dynamics 365 Business Central

Bei Microsoft Dynamics 365 Business Central handelt es sich um den Nachfolger von Navision und damit um die ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) von Microsoft. Laut Statista besitzt Dynamics einen Marktanteil von 85 Prozent, was es zum meistgenutzten ERP-System überhaupt macht. Dieser Erfolg wird zum einen sicherlich durch Microsofts Marktmacht begründet: Auch dem letzten Digital Immigrant ist der Name des Konzerns ein Begriff. Wenn der Chef ein ERP-System will und Microsoft liest, ist die Entscheidung quasi schon getroffen. Die sind groß, die müssen gut sein.

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Zum anderen liegt es aber auch daran, dass die Redmonder hier ein Stück Software gebastelt haben, das wirklich vielseitig und leistungsstark ist. Denn als ERP-System mit integrierten CRM-Komponenten übernimmt und automatisiert MS Dynamics Aufgaben aus zahlreichen Unternehmensbereichen; darunter etwa Vertrieb, Kundenservice, Fulfillment, Außendienst, Finanzen, Produktion, Marketing oder Projektmanagement. Gleichzeitig wird es nicht nur als On-Premise-Variante angeboten, sondern auch als Cloud-Lösung. Für Unternehmen, die sich keinen eigenen Server anschaffen möchten, sondern direkt in ihre neue ERP-Landschaft starten wollen, ist das natürlich attraktiv. Apropos Unternehmen:

Für wen eignet sich Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Laut Angaben von Microsoft wurde Dynamics 365 BC für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt. Speziell für den Onlinehandel möchten wir die „Kleinen“ allerdings ausklammern. Wenn du gerade erst mit deinem Store gestartet bist, ist die Software für dich komplett überdimensioniert. Falls sich deine monatlichen Umsatzzahlen allerdings im sechsstelligen Bereich bewegen und du bereits ein Team um dich geschart hast, dann ist das ERP-System einen intensiven Blick wert. Insbesondere im B2B-Sektor hat sich  MS Dynamics bereits vielfach bewährt und dafür gesorgt, dass Stores in der Wachstumsspur bleiben und ihre Betriebsausgaben dauerhaft deckeln konnten. In kurz: Microsoft Dynamics 365 Business Central eignet sich als ERP-System für alle (B2B-)Händler:innen, die sich bereits am Markt etabliert haben und für die Zukunft Großes planen.

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Sicherheit, Preis, Usability: Die drei Fragen, die sich immer stellen

Bevor wir in die Shopify-Praxis rüber schwenken, möchten wir zuletzt auf die drei Aspekte eingehen, um die du dir immer Gedanken machen solltest, bevor du dich für eine Software entscheidest:

Ist MS Dynamics sicher und DSGVO-konform?

Microsoft Business Central ist so sicher wie jede andere Software auch. Natürlich könnten die Server von Microsoft gehackt werden, aber das gilt genauso für jeden anderen Cloud-Anbieter – und in den vergangenen Jahren wurden keine größeren Datenpannen aus Redmond bekannt. Verwende bitte nur nicht passwort123 für deinen Admin-Zugang. Weiterhin ist Microsoft Dynamics 365 Business Central komplett DSGVO-konform; allerdings unter der Voraussetzung, dass du die richtigen Einstellungen vornimmst. Worauf du achten musst und wo du lieber keinen Haken setzen solltest, hat Microsoft auf seiner Lernplattform in ausführlichen Tutorials für dich aufgeschrieben.

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Was kostet Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Beim Preis sind die Redmonder leider nicht sehr transparent. Auf der Webseite findet sich unter den einzelnen Paketen nur jeweils ein Button mit der Aufschrift „Kontaktieren Sie uns“. Bezahlt wird zunächst die Lizenz selbst, danach wird jedes weitere Nutzerkonto separat abgerechnet. Im Netz werden diese Zahlen kolportiert: Die Cloud-Lizenz kostet in der Essentials-Variante circa 60 EUR, in der Premium-Variante ungefähr 85 EUR. Für einen weiteren User werden rund sieben Euro fällig, für ein weiteres Gerät etwa 30 EUR. Alle Angaben sind ohne Gewähr.

Ist MS Dynamics schwer zu bedienen?

Die Komplexität des Systems wächst mit den Aufgaben. Soll heißen: Wenn du sehr einfache Use Cases abbilden willst, ist deine Arbeit schnell und mit ein paar Klicks erledigt. Möchtest du dagegen ganze Projektabläufe automatisieren, setzt du dich lieber mit Profis zusammen. Ansonsten orientiert sich die Bedienung von Microsoft Business Central stark an anderen Microsoft-Produkten. Wenn du öfter mit Office arbeitest, wird dir das User-Interface sofort bekannt vorkommen: Reiter und Menüband oben, Kontextoptionen öffnest du mit einem Rechtsklick … Excel-Virtuosen fühlen sich direkt zu Hause.

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Die Dinge kommen zusammen: So integrierst du Microsoft Business Central in Shopify

Soviel zu den Basics, aber bis jetzt war noch herzlich wenig Rede von Shopify. Zeit, das zu ändern, denn Microsoft Business Central lässt sich recht bequem mit deinem Shopify Store verbinden. Wie bei vielen anderen ERP-Systemen auch funktioniert das über eine Connector-App. Finden kannst du sie im Shopify App Store. Die Installation selbst ist nicht weiter schwer. Vorausgesetzt wird dabei ein Account bei Shopify sowie bei Microsoft. Danach funktioniert es so:

1. Du meldest dich in Shopify an, besuchst die Seite mit der App und klickst auf „Installieren“. Schon findest du den Connector unter „Apps“ in deinem Shopify-Admin-Bereich.
2. Genau hier – also auf deiner Admin-Seite – klickst du jetzt auf „Anmelden“. Du wirst zu Business Central weitergeleitet und musst dich dort einloggen.
3. In Microsoft Business Central angekommen, verwendest du die Suchfunktion (Lupen-Icon) und suchst nach „Shopify Shop“. Dann die Aktion „Neu“ auswählen.
4. Im anschließenden Dialogfeld musst du zwei Eingaben vornehmen: Bei „Code“ kannst du Informationen zu deinem Store eintragen – ihm also einen Namen verpassen, der das spätere Auffinden erleichtert. In das Feld „Shopify URL“ kommt die URL (die Webadresse) deines Shops.
5. Jetzt den Schalter „Aktiviert“ aktivieren, dann die üblichen allgemeinen Geschäftsbedingungen ignorieren lesen und akzeptieren.
6. Zuletzt geht es zurück in den Shopify-Admin-Bereich. Hier ebenfalls die App aktivieren und den Datenschutz sowie die Berechtigungen überprüfen. Das war’s.

Die Schritte 2 bis 6 wiederholst du für alle deine Shops, denn Business Central lässt sich mit beliebig vielen Stores verknüpfen. Mehrkosten entstehen dir dabei nicht, denn der Connector ist gratis. Allerdings hast du inzwischen vielleicht auch bemerkt, dass er nur mit mäßigen drei von fünf Sternen bewertet ist. Was uns direkt zu unserem nächsten Punkt bringt:

Fehlende Funktionen: Was der Microsoft Business Central Shopify Connector nicht kann

Sobald du Shopify und Business Central miteinander verknüpft hast, können Daten zwischen den Systemen hin und her fließen. Viele basale Aufgaben lassen sich jetzt bereits automatisieren, etwa die Lagerverwaltung oder der Import von Aufträgen. Anderes dagegen funktioniert nicht. Denn Business Central wurde weder insbesondere für den Onlinehandel noch speziell für Shopify entwickelt. Bei unserer Arbeit mit dem Microsoft Tool stoßen wir immer wieder auf die gleichen Herausforderungen. Um dir drei Beispiele zu geben:

Microsoft Business Central erlaubt nur ein Produktbild

Richtig gelesen: Zu jedem Artikel kannst du in Microsoft Business Central standardmäßig nur ein einziges Foto ablegen. Das mag ausreichen, um eine Ware für die Lagerhaltung zu identifizieren, ist für einen Onlineshop aber mehr als nur dürftig. Spätestens, wenn du einen Store im Ausland eröffnest und dein Produktportfolio aus Microsoft Business Central importieren willst, kommt Arbeit auf dich zu, die du in einem anderen ERP-System (eventuell) nicht hättest. Auch umgekehrt macht die Einschränkung Probleme. Führst du etwa eine Ware in vielen verschiedenen Varianten (etwa ein T-Shirt in zehn Farben), bist du gezwungen, aus einem Artikel viele zu machen, um in BC 365 sinnvoll arbeiten zu können.

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Business Central verschluckt sich an Shopifys Multi Currency

Auf grenzübergreifenden Handel ist der Microsoft Business Central Connector ebenfalls nicht optimiert. Einer Ware Preise in verschiedenen Währungen für unterschiedliche Instanzen deines Stores zuzuweisen, funktioniert nicht – von einem Export dieses Artikels in Shopify Markets ganz zu schweigen. Auch hier musst du selbst Hand anlegen, um Preise in deinen Auslandsdependancen korrekt darzustellen oder den schnellen Wechsel zwischen unterschiedlichen Währungen per Mausklick zu ermöglichen.

Metafelder werden nicht berücksichtigt

Zuletzt kennt der Microsoft Business Central Connector keine Metafelder, wie sie in Shopify zum Einsatz kommen und den Einkauf häufig erst zum rundum perfekten Erlebnis machen. Ähnliche Artikel, Varianten, erweiterte Produktinformationen – all das wird durch Metafelder abgedeckt. Mal eben Artikel aus Business Central in einen neuen Store ziehen oder sich beim Relaunch auf Shopify viel Arbeit sparen, ist also nicht drin. Zumindest dann nicht, wenn du den Connector so verwendest, wie er aus der Verpackung kommt …

Lesetipp: Unabhängig vom ERP-System muss ein Shop-Relaunch gut geplant werden. So klappt es.

Abhilfe schaffen: So lässt sich der Dynamics 365 Business Central Connector auf deinen Shopify-Shop zuschneiden

Unsere drei Beispiele sind dabei lediglich Schwachpunkte des Connectors, über die wir immer wieder stolpern. Auf einzelne Spezialfälle sind wir noch gar nicht eingegangen. Etwa den Preis eines Produktes sowohl im Bundle als auch einzeln anzuzeigen, Tags für verschiedene Kostenstellen an eine Bestellung anzufügen oder Bestellobergrenzen nach Kundenkategorien einzuschränken. Es gibt etliche Use Cases, vor allem im B2B-Bereich, die durch Microsoft Business Central in Shopify von Haus aus nicht abgedeckt werden. Und jetzt? Ist Business Central vielleicht doch keine so tolle Lösung und der große Marktanteil doch nur Microsofts quasi-Monopolstellung zuzuschreiben? Natürlich nicht! Du musst den Dynamics 365 Business Central Connector nur ein wenig aufbohren. Denn jede Software lässt sich erweitern, ergänzen und umprogrammieren. Der Trick ist lediglich zu wissen, wie. Zugegeben, dafür benötigst du schon IT-Kenntnisse. Jemanden, der sich mit Schnittstellen auskennt, mit Microsoft Business Central und vor allem mit Shopify. Aber wenn du so jemanden hast, dann ist mit Dynamics so ziemlich alles möglich.

Wir stellen vor: Die Eshop Guide Schnittstellen-Nerds

Ja, jetzt kommt der Teil des Beitrags, in dem wir ein bisschen Eigenwerbung machen müssen. Denn wenn wir dir an dieser Stelle erklären würden, wie du deine Schnittstelle zwischen Shopify und Microsoft Business Central selbst erweitern kannst, wir säßen nächste Woche noch hier. Deshalb weisen wir dich lieber ganz dezent und ein wenig unverblümt auf unsere eigene geballte Erfahrung hin: Unsere Matchmaker in Sachen Onlineshop x ERP – auch bekannt als unser Team für Schnittstellenprogrammierung – haben schon für viele Kunden Dynamics individuell an Shopify angebunden; inklusive sämtlicher Sonderlocken, Spezialaufträge und Wunschvorstellungen. Dabei ist Business Central natürlich nicht das einzige ERP-System, das die Crew vollständig in deinen Store integrieren kann. Zum Portfolio gehören auch Odoo, Orlando, Xentral oder SAP. Auch Oldschool-Systeme wie Navision sind machbar, falls deine Daten noch in einem älteren ERP-System liegen und dort auch bleiben sollen. Und falls wir es wirklich mal nicht selbst können? Dann finden wir die passenden Experten in unserem großen Netzwerk.

Lesetipp: Noch größer denken als ERP – das ist Unified Commerce. Wie es geht, liest du hier.

Connecting now - Microsoft Dynamics 365 Business Central x Shopify

Noch einmal alles im Schnelldurchlauf: Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP-System, das sich aufgrund seiner einfachen Implementierung über die Cloud gut für den Onlinehandel eignet. Besonders B2B-Shops mittlerer Größe profitieren immens von dem Tool. Die Anbindung an Shopify erfolgt recht simpel über eine Connector App – die allerdings oft einen gewaltigen Flaschenhals bei der Integration darstellt. Zahlreiche Shopify-Funktionen werden von Haus aus (noch) nicht unterstützt. Hier ist ordentlich Tuning gefragt, das du am besten vertrauensvoll in die Hände echter Shopify-Schnittstellenprofis legst. Ansonsten ist die Integration eines ERP-Systems übrigens auch immer eine gute Gelegenheit für den kompletten Relaunch deines Shops. Denn wenn du schon dabei bist, Prozesse zu automatisieren, sollte dein Store die neugewonnene Professionalität ebenfalls widerspiegeln, oder? Sprich uns einfach auf deine Relaunch-Pläne an. In anderen Fällen – nämlich denen, wo dir jemand erzählt hat, dass ERP nur mit Shopware und Konsorten ginge – ist eine Migration vonnöten. Mach Schluss mit lahmer Software und wechsle ins beste Shopsystem der Welt. Gemeinsam mit uns und natürlich inklusive der ERP-Anbindung. Bis wir von dir hören, vertreiben wir uns die Zeit mit ein paar weiteren Zahlenspielen rund um die 1,5 Milliarden Windows-Instanzen. Wie viele Arbeitsstunden sind wohl schon mit Solitärspielen vertrödelt worden? Hmm …