Der ganz normale Wahnsinn: Alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht 2025

War da nicht was mit Bürokratieabbau? Zugegeben: Der Bürokratieindex (einzusehen auf den Seiten des Statistischen Bundesamtes), mit dem die Belastung von Unternehmen durch bürokratische Aufgaben gemessen wird, befindet sich nicht mehr auf seinem Höchststand von 2015. Allerdings ist die Zahl Mitte 2024 wieder sprunghaft angestiegen – und wird zum Jahreswechsel womöglich in neue Höhen schnellen, denn ab dann kommt die E-Rechnung.

In diesem Beitrag klären wir dich auf: Was genau sind E-Rechnungen? Welche Regelung gilt ab wann und für wen? Welche Vorteile sollen sie haben? Und wie setzt du das alles am besten in der Praxis um? Dabei legen wir den Fokus ganz auf dich als Onlinehändler:in, denn bei der Umstellung auf die E-Rechnung kommen auf dich völlig andere Herausforderungen zu als auf die großen Konzerne mit einer ganzen Etage eigens für die Buchhaltung.

Daher: Angeschnallt und los geht die wilde Fahrt!

Begriffschaos: Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnung steht für elektronische Rechnung; so viel sollte offensichtlich sein. Aber um wirklich Klarheit in das Worte-Wirrwarr zu bringen, müssen wir zwischen heute und morgen unterscheiden.

Bislang galt: Im Sinne des Gesetzes wird bis zum Jahreswechsel noch unterschieden zwischen Papierrechnungen (also ausgedruckte oder handschriftlich verfasste Rechnungen) und elektronischen Rechnungen, die nicht mit der Post, sondern über das Web verschickt werden. Welches Dateiformat diese elektronische Rechnung hat, spielt dabei keine Rolle. PDF, DOC, JPG – solange es Programme gibt, die sie öffnen können, ist die Rechnung elektronisch.

In Zukunft gilt: Ab dem 01.01.2025 ist eine E-Rechnung (deutsche Finanzbehörden schreiben eRechnung) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat erstellt wurde, das nicht von Menschen, sondern von Maschinen lesbar ist. Wie dieses Format genau auszusehen hat, regelt die CEN-Norm EN 16931 der EU. Alle anderen Rechnungen, egal ob auf Papier oder als PDF, werden dann „Sonstige Rechnungen“ genannt.

Ergo: Ab dem 1. Januar 2025 sind PDF und Co. keine elektronischen Rechnungen mehr!

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Dateiendungen: Welche Formate sind für die E-Rechnung zugelassen?

Okay, Rechnungen als JPG zu verschicken, ist alles andere als professionell. Aber natürlich stellt sich nun die Frage, in welchen Dateiformaten die ominöse E-Rechnung dann daherkommt. Bislang haben sich zwei Varianten etabliert: 

Die XRechnung 

Nein, die hat sich nicht der Elon ausgedacht, sondern die Koordinierungsstelle für IT-Standards. Eine XRechnung basiert auf XML-Code, deshalb heißt sie so. Sie ist ausschließlich maschinenlesbar; wenn du die Datei öffnest, siehst du nur kryptische Zeichen. Solltest du schon einmal einen Auftrag aus öffentlicher Hand angenommen haben, kennst du das Format.

Das ZUGFeRD 

Beim ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides Format. Hier werden Rechnungen parallel sowohl in maschineller Form erstellt als auch als menschenlesbare PDF-Datei. Denn es könnte ja sein, dass auch die Wetware wissen möchte, was da eigentlich in der Rechnung steht.

Außerdem in den Startlöchern 

Wahrscheinlich ist dir aufgefallen, dass beide Formate Made in Germany sind. Da es sich aber um ein von der EU vorgegebenes Format handelt, scharren natürlich auch jenseits unserer Grenzen bereits ITler an ihren Keyboards. Die Erfahrung lehrt, dass sich in der Masse meist genau ein Format durchsetzt, alle anderen ein Nischendasein führen (Speicherst du deine Songs als MP3 oder FLAC?) und iOS sich eine Extrawurst braten muss. Welches das sein wird? Wir warten ab. 

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Warum das wichtig ist? Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht

Nun könntest du natürlich müde mit den Achseln zucken und dir denken: „Meh. Dann versende ich zukünftig halt sonstige Rechnungen.“
Damit allerdings hättest du dich ordentlich geschnitten, denn ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend für alle Unternehmen in Deutschland.

Das heißt, auch für dich. Denn egal, wie groß oder klein dein Onlineshop auch ist, es handelt sich dabei um ein Unternehmen. Allerdings gibt es wie bei allen Gesetzesvorhaben Fristen, Ausnahmen und Sonderregelungen. Die wichtigsten Fragen (und Antworten) zur E-Rechnungspflicht:

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Alle, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen und dafür eine Rechnung ausstellen – vom Großkonzern mit tausenden Angestellten bis hin zur Soloselbstständigen. Allerdings gilt es, zwei Besonderheiten zu beachten:

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B

Nur, wenn du eine Rechnung an ein anderes Unternehmen stellst, musst du sie im elektronischen Format übermitteln. Das heißt, in deinem Shop sind Verkäufe an Privatpersonen von der Regelung nicht betroffen.

Beachte dabei, dass du nicht unbedingt ein dedizierter B2B-Shop sein musst, um in die E-Rechnungspflicht zu geraten. Wenn die Müllerhans AG 500 Luftballons für das Firmenjubiläum bei dir ordert, muss die Rechnungsstellung elektronisch erfolgen. Selbst dann, wenn du deine Ballons sonst nur in kleinen Mengen für Kindergeburtstage verkaufst.

Weiterhin musst du selbst natürlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Denn deine Wareneinkäufe, die Gebühr für deinen Onlineshop, dein Marketing oder die Miete für dein Lager sind allesamt B2B-Transaktionen.

Die E-Rechnungspflicht gilt (zunächst) nur innerhalb Deutschlands

Geht deine Rechnung über die Bundesgrenze, reicht auch in Zukunft das sonstige Rechnungsformat. E-Rechnungen musst du nur an Unternehmen stellen, die in der Bundesrepublik ansässig sind. Aber Vorsicht:

Denn erstens ist geplant, den Geldverkehr zukünftig in der gesamten EU via E-Rechnung einheitlich zu steuern. Die Regel kann sich innerhalb der nächsten Jahre also ändern.

Und zweitens bedeutet Ansässigkeit nicht nur einen Firmensitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland zu haben. Auch ein Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt in der Bundesrepublik reichen für eine Ansässigkeit bereits aus. Hier lauern Fallstricke und es könnte besser sein, pro forma immer eine E-Rechnung mitzuschicken.

Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?

Auch wenn die E-Rechnungspflicht ab 2025 gilt, gibt es Übergangsregelungen. Diese sind:

Ab dem 01. Januar 2025 …

... müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen für B2B-Transaktionen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Wohlgemerkt: Empfangen, nicht verschicken! Aber betroffen bist du davon trotzdem. Welches Format dabei verwendet wird, darüber sollen Rechnungsstellende und Rechnungsempfangende sich untereinander selbst einigen.

Bis Ende 2026 …

... dürfen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen auch weiterhin in allen sonstigen Formaten stellen – also auch auf Papier oder als PDF. Voraussetzung für Letzteres ist allerdings, dass der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Sagt er nein, muss die Rechnungsstellung entweder schriftlich oder als E-Rechnung erfolgen.

Bis Ende 2027 …

… sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR dazu verpflichtet, entweder zur E-Rechnung zu wechseln oder zumindest auf Rechnungen zu setzen, die über ein EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) verschickt werden. Papier und PDF als Mailanhang sind nicht mehr erlaubt.

Nochmal: Die Rede ist von Umsatz, nicht von Gewinn. Auch kleinere Shops, die mit höherpreisigen Waren handeln, kommen schnell auf diese Zahlen. Behalte deine Bücher daher immer gut im Auge.

Ab 2028 …

… ist Schluss mit Übergang. Jetzt gilt die E-Rechnungspflicht für sämtliche B2B-Transaktionen in Deutschland. Selbst dann, wenn du gerade erst mit deinem Business startest.

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Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Natürlich gibt es die. Sogenannte Kleinbetragsrechnungen können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Unter einen Kleinbetrag fallen alle Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 EUR.

Ausgenommen sind außerdem Rechnungen für Fahrausweise (Hamburg-München hin und zurück kostet als Spätbucher tatsächlich mehr als 250 Euro …) sowie sämtliche Rechnungen, die nach § 4, Nummer 8 bis 29, UStG von der Umsatzsteuer befreit sind.

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Wie müssen E-Rechnungen übermittelt werden?

Bei der Übermittlung von E-Rechnungen ist der Gesetzgeber eher vage. Zur Anwendung kommen soll ein elektronisches Verfahren, das von beiden Seiten gleichermaßen einfach genutzt werden kann. In der Praxis wären das zum Beispiel:

• Die gute alte E-Mail
• Eine digitale Schnittstelle
• Der Download über eine Cloud-Software
• Ein geteilter Datenträger innerhalb eines Konzernverbundes

Was dagegen nicht erlaubt ist, ist das Ausdrucken und anschließende Einscannen der E-Rechnung. Dann wäre sie nämlich eine Papierrechnung.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Hier ändert sich nicht viel: Wie alle anderen Rechnungen auch müssen E-Rechnungen zehn Jahre lang und im Sinne der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) aufbewahrt werden. Also revisionssicher, strukturiert und unveränderbar. Die digitale Archivierung ist, allen IT-Göttern sei Dank, erlaubt. 

Was ist, wenn eine E-Rechnung einen Fehler enthält?

Eine Rechnungsberichtigung ist in Zukunft weiterhin möglich. Hat der Fehlerteufel bei einer E-Rechnung zugeschlagen, muss, wie auch jetzt schon, eine korrigierte Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis ausgestellt werden – und zwar ebenfalls als E-Rechnung. Einfach in einer E-Mail zu schreiben: „Du schuldest mir 30 Cent mehr“, ist nicht erlaubt.

Sind Gutschriften weiterhin möglich?

Ja. Leistungen können wie bislang auch als Gutschrift abgerechnet werden. Hier ändert sich nichts.

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Wie steht es um den Vorsteuerabzug?

Zu einem Vorsteuerabzug berechtigt zukünftig nur die E-Rechnung. Andere Rechnungsarten, etwa eine Quittung, die von einem Kassensystem erstellt wurde, sind nach aktueller Auffassung der Finanzverwaltung nicht erlaubt.

Sinnfrage: Welche Vorteile soll die E-Rechnung bringen?

So viel also zu Plänen, Regelungen und Ausnahmen. Die große Frage lautet an dieser Stelle: Cui bono – Wem nützt es? Als Argumente pro E-Rechnung werden aufgeführt:

• Kosteneinsparungen: E-Rechnungen sollen die Kosten für Drucker, Papier und Porto sparen. Aber wer seine Rechnungen bislang als PDF verschickt hat, hatte diese Ausgaben gar nicht.
  
  
• Umweltschutz: Weniger Papier ist natürlich auch gut für die Umwelt. Aber nach wie vor: Rechnungen wurden bereits digital verschickt.
  
  
• Höhere Effizienz: Wo die Arbeit von Maschinen übernommen wird, steigt oft auch die Effizienz. Allerdings sind zahlreiche Tools bereits in der Lage, Rechnungen automatisiert zu erstellen, zu verschicken und zu bearbeiten.
  
  
• Erhöhte Skalierbarkeit: Tausend E-Rechnungen kann die Maschine genauso leicht verarbeiten wie hundert. Aber auch hierzu sind Buchhaltungstools bereits jetzt fähig.
  
  
• Mehr Rechtssicherheit: Das standardisierte Format soll für Klarheit im Streitfall sorgen. Dabei bleibt abzuwarten, wie leicht sich E-Rechnungen manipulieren lassen oder ob für die absolute Rechtssicherheit elektronischer Dokumente weiterhin nur Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) infrage kommen.

Die wirklichen Gründe für die E-Rechnungspflicht dürften ganz woanders liegen: Zunächst plant die EU im Zuge der sogenannten ViDA-Maßnahmen, das Mehrwertsteuersystem paneuropäisch zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Dabei sollte ein standardisiertes Rechnungsformat ein wichtiger Grundbaustein sein.

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Der zweite Grund ist wahrscheinlich, dass sich Steuerbetrug deutlich einfacher auf die Schliche kommen lässt, denn E-Rechnungen lassen sich millionenfach und schnell mit allen anderen Finanzdaten abgleichen. Das ist zwar ein hehres Ziel, schließlich schadet Steuerhinterziehung uns allen. Aber ob Gründer:innen und Soloselbstständigen gleichzeitig noch mehr Steine in den Weg gelegt werden müssen, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Umsetzung: E-Rechnung in der Praxis

Abschließend ist damit nur noch zu klären, wie du die E-Rechnung in deinem eigenen Onlineshop zukünftig realisierst.

Solltest du bereits professionelle Buchhaltungstools wie Lexware Office oder sevdesk nutzen, musst du dir keine großen Gedanken machen. Denn hier ist man natürlich längst auf die Umstellung vorbereitet und bietet E-Rechnungen sowohl im Format XRechnung als auch ZUGFeRD an – Entsprechende Tutorials inklusive.

Wenn du dagegen zu den vielen Händler:innen gehörst, die im Jahr nur eine Handvoll B2B-Rechnungen verschicken und dich nicht auf ein Abo für ein Profitool einlassen möchtest, haben wir ebenfalls eine Empfehlung für dich:

Das Programm PDF24 (zu finden auf pdf24.org) ist kostenfrei und beherrscht ebenfalls beide Dateiformate. Die Bedienung ist selbsterklärend: Du trägst lediglich alle Rechnungsinformationen in das entsprechende Feld ein und die Software generiert deine E-Rechnung – im ZUGFeRD-Format auf Wunsch sogar mit deinem eigenen Logo für die PDF-Variante.

Natürlich ist das nicht ganz so komfortabel wie bei den großen Kloppern, aber für den Anfang mehr als ausreichend.

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Wichtiger als jede Rechnung: Dein perfekter Auftritt im Web

Und damit kannst du nicht nur mitreden, sondern auch deinen gesamten Freundeskreis über das Thema E-Rechnung aufklären. Die interessieren sich bestimmt brennend dafür, denn bekanntlich schreiben Durchschnittsmenschen pro Woche mindestens zwölf B2B-Rechnungen.

Hast du deinen Vortrag beendet, wird es Zeit, sich über die wirklich wichtigen Dinge Gedanken zu machen. Zum Beispiel, wie du noch mehr aus deinem Onlineshop herausholst. Bei Shop-Relaunchen stehen wir dir gerne zur Seite.

Hast du dagegen die Nase voll von deinem derzeitigen Shopsystem und willst endlich mal etwas Performantes und Stabiles erleben, machen wir auch das für dich möglich: Sprich uns einfach auf eine Migration zu Shopify an.

Aber egal, ob Relaunch oder Migration, eines wirst du bei uns nicht finden: Total überflüssige Bürokratie.

 

Disclaimer: Der Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, ersetzt jedoch keinesfalls eine juristische Beratung. 

Coverbild: Nathana Reboucas, weitere Bilder: Joao Viegas