Shopify x Odoo: ERP-Voodoo made in Europe

Wir sagen Belgien, du sagst … Schokolade? Das Europäische Parlament? Ewiger Geheimfavorit bei jeder Fußballweltmeisterschaft? Wie wäre es mit: Das Geburtsland einer integrierten ERP-Plattform, die sich sowohl für Start-ups als auch für große Unternehmen eignet und sich mühelos in Shopify integrieren lässt? Die Rede ist von Odoo (vormals Tiny ERP und OpenERP); angetreten, um den Big Playern in der Welt des Enterprise Resource Plannings als Open-Source-Business-Tool ordentlich Konkurrenz zu machen. Was Odoo kann, für wen es sich eignet und wie du es mit Shopify verbindest, verraten wir dir in diesem Beitrag. „Wir“ sind dabei deine Eshop Guides und ein absoluter Odoo-Experte: Ferry Kluger von der Agentur bob ist Spezialist für Shopify x Odoo und hilft uns mit seinem umfassenden Wissen auf die Sprünge.
Ferry Kluger, Odoo-Experte bei bob Beginnen möchten wir aber wie immer ganz sachte und mit den Grundlagen:

Basiswissen I: Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die ein Unternehmen dabei unterstützt, seine Prozesse zu steuern, zu planen und zu optimieren. Dabei enthalten ERP-Systeme verschiedene Module, die die unterschiedlichen Geschäftsfelder einer Organisation abdecken – etwa Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Personalwesen oder Buchhaltung. Im Idealfall greifen alle Abteilungen auf dieselbe Datenbasis zu, können sich innerhalb des ERP-Systems aber nur in den Bereichen bewegen, die auch in ihre Verantwortung fallen. Richtig eingesetzt erhöht ein ERP-System die Effizienz eines Unternehmens, schafft mehr Transparenz und vereinfacht die Kommunikation, verhindert Redundanzen und sorgt am Ende des Tages so für viele eingesparte Kosten. Die Big Player in der ERP-Welt heißen SAP (19 % Marktanteil), Oracle (11 % Marktanteil) und Microsoft (6 % Marktanteil).

Basiswissen II: Was ist Odoo?

Bei Odoo handelt es sich ebenfalls um ein ERP-System. Genau wie die Software der meisten anderen Anbieter deckt Odoo eine Vielzahl an Unternehmensbereichen ab: Buchhaltung, Vertrieb, Lagerverwaltung, Produktion, CRM, E-Commerce oder HR, um nur einige zu nennen.  Weltweit nutzen über fünf Millionen Organisationen Odoo, vom Start-up mit einem Mitarbeitenden hin zu multinationalen Unternehmen mit vielen Tausend Angestellten. Odoo steht heute also genau dort, wo Shopify in Deutschland vor rund zehn Jahren noch stand: Die Marke war bei uns niemandem wirklich ein Begriff, IT- und Business-Profis allerdings erkannten schon damals ihre Vorteile. Möglich also, dass sich die Geschichte hier gerade wiederholt. Denn im Vergleich zu SAP und Konsorten besitzt Odoo einen alles entscheidenden Unterschied: Der Quellcode der Software basiert auf einer Open-Source-Lizenz. Das bedeutet, dass findige Programmierer:innen nicht nur genau sehen können, was hinter den Kulissen passiert. Vor allem sind sie in der Lage, Odoo exakt an die Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen, eigene Module zu entwickeln oder Apps anzubieten, die das ERP-System um sinnvolle Features erweitern. Daraus – und aus der Tatsache, dass Odoo ursprünglich für KMU und nicht für börsennotierte Konglomerate mit achtstelligen Umsatzzahlen geschrieben wurde – ergeben sich für viele Nutzer:innen zahlreiche Vorteile.

David vs. Goliath: Was Odoo anderen ERP-Systemen voraus hat

Ernsthaft? Odoo soll besser sein als Deutschlands erfolgreichste Softwareunternehmen? Vielleicht nicht, wenn deine IT-Abteilung so groß ist wie andernorts der gesamte Betrieb. Aber in etlichen Use Cases hat Odoo laut Ferry tatsächlich die Nase vorn:

Einfacher Start

Als Software, die erstens (ursprünglich) für KMU entwickelt wurde und zweitens anders als die Konkurrenz nicht aus dem letzten Jahrtausend stammt, besitzt Odoo ein modernes User-Interface, das von vielen Anwender:innen fast schon intuitiv bedient werden kann. Du musst deine Belegschaft daher nicht auf einen mehrmonatigen Lehrgang schicken, um mit Odoo zu starten. In der Regel reicht eine kurze Einführung; für alle nachfolgenden Fragen gibt es kostenlose Tutorials und Guides aus der großen Odoo-Community.

Modularer Aufbau

Die einzelnen Unternehmensbereiche, die von Odoo verwaltet werden können, sind in Module aufgesplittet. Out-of-the-box besitzt Odoo bereits 30 dieser Apps, weitere lassen sich selbst programmieren oder als fertiger Download ergänzen. In der Praxis bedeutet das, dass du und dein Team nur die Module installieren könnt, die ihr für eure Arbeit tatsächlich nutzt. So werdet ihr nicht von Unmengen an Funktionen erschlagen, die ihr gar nicht benötigt oder schickt eure Daten versehentlich ins ERP-Nirvana.

Lesetipp: Out-of-the-box gibt es auch Shopify Themes. Worauf du bei der Auswahl achten musst, zeigen wir dir hier

Es gibt Apps

Ähnlich wie Shopify besitzt Odoo einen eigenen App-Store, aus dem du Features oder ganze Programmpakete mit einem Klick herunterladen kannst. Die Auswahl reicht dabei von einfachen, oft kostenlosen, Quality-of-Life-Funktionen wie einem Dark Mode bis hin zur hoch spezialisierten Software Suites zur Verwaltung einer Zahnarztpraxis. Ganze 2.495 Seiten umfasst das Angebot aktuell.
Dazu von uns Shopify-Nerds die kleine Anmerkung: Der Katalog könnte besser kuratiert werden, denn ähnlich wie im Google Play Store findet sich unter den Apps auch jede Menge Schrott. Daher: Aufpassen, was du installierst und immer die Bewertungen lesen! Du kannst deinen Odoo-Partner natürlich auch in die Bewertung einbeziehen. 

Aktive Community

Es ist eine der Besonderheiten von Open-Source-Anwendungen: Um sie scharen sich oft viele Menschen, die für das Produkt brennen und gerne bereit sind, Neulingen zu helfen. So findest du auf YouTube Seite um Seite mit Odoo-Tutorials; auf Fragen in einschlägigen Foren wird schnell und zielgerichtet geantwortet. Hilfe zur Selbsthilfe wird damit ziemlich einfach und du musst keinen Tausender für eine Stunde mit deinem persönlichen SAP-Berater auf den Tisch legen, falls du mal ein kleines Problem hast. Gleichzeitig existieren natürlich ausreichend Profis, die sich auf Odoo spezialisiert haben und für das schwerwiegende Trouble Shooting schnell zur Stelle sind.

Kosteneffizienz

Odoo ist in drei Varianten erhältlich:  Als Community Version: Kostenlos herunterladen und loslegen. Zwar sind nicht alle Funktionen mit an Bord, aber wer programmieren kann, ergänzt sie eben selbst. Vielleicht nicht die beste Lösung für Händler:innen, aber eine große Spielwiese für Nerds und ein guter Einstiegspunkt für alle, die sich Odoo einfach mal anschauen wollen. Als Odoo Online: Click and Go; das Software-as-a-Service (SaaS) Angebot von Odoo. Alle Funktionalitäten werden im Browser verwaltet, installiert werden muss nichts. Ein prima Kompromiss für kleine Shops mit großen Ambitionen. Als Odoo Enterprise/Custom: Der Start ist nicht viel schwerer als mit Odoo Online, dafür stehen User:innen hier alle Optionen offen. Die Software kann mit Apps beliebig ergänzt werden, außerdem lassen sich ganze Softwarepakete ergänzen oder selbst schreiben. Gehostet wird das System entweder in Eigenregie oder auf den Servern von Odoo.sh. Die beste Lösung für etablierte Brands Dabei ist das Pricing dort fair und vor allem transparent: Gezahlt wird immer pro Nutzer:in des ERP-Systems; völlig egal, welche Funktionen du nutzt, wie oft du Odoo öffnest und wie viele Anfragen über deine Server laufen. Der kalte Schweißausbruch beim Lesen der Rechnung am Monatsende bleibt dir erspart.

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Flexibilität

Bereits von Haus aus kann Odoo sehr viel, ist aber gleichzeitig absolut flexibel erweiterbar. Das bedeutet, es gibt keine Grenzen rund um die Abbildung komplexer Prozesse oder die Integration von Drittsystemen. Odoo unterscheidet sich dadurch maßgeblich von Xentral, Weclapp, Plentymarkets oder anderen spezialisierten Lösungen. Du benötigst eine Schnittstelle zu deinem 3PL-System in Burkina Faso? Dann musst du nicht warten, bis Team Odoo sie programmiert. Mit dem nötigen Know-how erledigst du es einfach selbst oder über deinen Odoo-Partner.

Weiterentwicklung

Odoo ist ein lebendiges System, das ständig um neue Funktionen ergänzt wird. So gut wie jede Woche erscheinen kleine Updates; einmal im Jahr wird auf der Odoo-Experience eine neue Major-Version präsentiert. So viel Fortschritt - auch im Detail – ist schon bemerkenswert. Und wenn du dich ein wenig mit Software auskennst, weißt du auch, wieso das ein gutes Zeichen ist. Denn nur allzu oft fangen erfolgreiche Entwickler:innen an, sich auf ihren Lorbeeren auszuruhen und stecken sich einfach das verdiente Geld in die Tasche. Ein Programm, das laufend Updates erhält, bleibt dagegen zukunftstauglich, verpasst keinen Trend und keine neue Entwicklung. Das Risiko, von heute auf morgen auf ein neues ERP-System umsatteln zu müssen, ist bei Odoo also minimal.

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Skalierbarkeit

Durch alle bislang genannten Punkte wird Odoo maximal skalierbar. Wenn dein Business wächst, schaltest du einfach weitere Module frei, lädst dir die passenden Apps herunter oder lässt Schnittstellen und Funktionen programmieren. Auch beim Preis erlebst du keine bösen Überraschungen, wenn dein Umsatz über Nacht plötzlich durch die Decke schießt. Denn gezahlt wird, nach wie vor, immer und ausschließlich pro Nutzerkonto.

Sicherheit

Abschließend ein paar Worte zum Thema Sicherheit, denn die wird bei Open-Source-Projekten oft infrage gestellt: Odoo bietet umfassende Sicherheitsmechanismen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, SSL-Verschlüsselung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates. Weiterhin ist die Software als europäisches Produkt komplett DSGVO-konform und ermöglicht es Unternehmen damit, die Anforderungen an Datenschutz und Datenverarbeitung vollumfänglich zu erfüllen. Zudem ist Odoo seit Version 18 bereits im Community-Tarif komplett GoBD-konform. Zum Thema Datenhosting bietet Odoo weiterhin zwei Lösungen an: Entweder liegen deine Informationen auf den unternehmenseigenen Servern von Odoo.sh in Europa oder auf deinen eigenen Rechnern, für deren Sicherheit du selbst Sorge trägst. Wenn du also nicht gerade Billigserver am östlichen Ende der Seidenstraße anmietest, sind deine Daten sicher.

Shopify x Odoo: Für wen eignet sich das ERP-System?

Klingt gar nicht so verkehrt, oder? Und als Software, die mindestens so flexibel ist wie die Primaballerina des Berliner Staatsballetts, lässt sich Odoo selbstverständlich auch vollständig in Shopify integrieren. Da stellt sich doch direkt die Frage, ob das ERP-System auch etwas für dein Business ist. Dazu Odoo-Experte Ferry: „Per se ist Odoo aufgrund seiner breiten Funktionalität bereits für viele Anwendungsfälle geeignet. Besonders interessant wird es allerdings für ambitionierte Firmen, die nach einer skalierbaren, integrierten Lösung suchen, um Silos in ihren Prozessen abzubauen. Gerade, wenn ein Großteil der Wertschöpfungskette – beispielsweise Vertrieb, Logistik oder Produktion – unternehmensintern abläuft, bietet Odoo einen enormen Mehrwert.“ Beispiele gefällig? Aber gerne!

Typische Use Cases für Odoo auf Shopify

Über ERP mit Odoo solltest du dringend nachdenken, wenn …

• ... du momentan viele kleinere Systeme und Tools nutzt, um dein Geschäft zu managen. Denn viele Köche verderben nicht nur den Brei, vor allem sorgen sie auch für zu viel Komplexität, Fehler und Kosten.

• ... du ein zentrales Order-Management quer über all deine Shops, Marktplätze und sonstigen Kanäle suchst. Denn genau jetzt heißt es, die Kontrolle über dein Fulfillment zu bewahren, ohne an Flexibilität einzubüßen.

• ... du deine Bestände vollständig im Blick behalten willst – und zwar quer über alle Standorte und Partner hinweg. Mithilfe des Odoo-ERP steuerst du den Einkauf und kontrollierst die Warenverfügbarkeit komplett zentral

• ... du dich immer wieder dabei ertappst, davon zu träumen, noch mehr unternehmenseigene Prozesse abbilden und automatisieren zu können. Denn viele vorgefertigte Tools stoßen dabei schnell an Grenzen, die eine frei konfigurierbare Lösung wie Odoo einfach nicht kennt.

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Solltest du dich in einem oder sogar mehreren dieser Punkte wiedererkennen, dann heißt es auch für dich: Do the Odoo – oder schau dich nach einem anderen ERP-System um, wenn du unbedingt möchtest. Allerdings hätten wir noch ein weiteres Argument pro Odoo, denn die Integration in Shopify ist nicht besonders kompliziert:

Odoo auf Shopify: So einfach geht die Integration

Um Shopify und Odoo miteinander zu verknüpfen, stehen dir zwei Wege offen:

#1 Via Odoo Shopify Connector-App

Entweder du verwendest eine der vielen Odoo Shopify Connector Apps, wie du sie etwa im Odoo App Store oder auch im Shopify App Store findest. Sie automatisieren den Vorgang großteils und können dir dabei helfen, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen. Laut unseres Experten existieren allerdings gewaltige Unterschiede in Preis und Qualität dieser Connectoren. Aufgrund seiner Erfahrungen rät Ferry zu Ventor. Dort stimmen seiner Ansicht nach nicht nur Pricing und Umfang – vordergründig wird Ventor permanent weiterentwickelt und alle Odoo-Updates unverzüglich angepasst. Kurzer Ausflug: Wer ist Ventor? Eine Softwareschmiede, die sich komplett auf die Integration von Services und Funktionen in Odoo spezialisiert hat. Nicht erschrecken, wenn du dir die Seite der Agentur anschaust. Wir wissen auch nicht, wieso die alle keine Schuhe tragen. Wie dem auch sei; Ferry unterstreicht noch einmal die massive Flexibilität von Odoo, denn die spielt genau jetzt eine besonders große Rolle.

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#2 Odoo x Shopify Im Handbetrieb

Oder du verzichtest vollständig auf externe Software und erledigst die Dinge einfach selbst. Denn Odoo in Shopify zu implementieren funktioniert genauso, wie die Integration zahlreicher anderer Drittanbietersoftware auch:

1. In Odoo holst du dir einen Connector-Schlüssel, den du in Shopify authentifizieren musst. Das funktioniert über das Anlegen einer sogenannten Private App über das Shopify-Dashboard. Wichtig dabei: Du kannst beliebig viele Shopify Stores an Odoo anschließen.

2. Ist Odoo authentifiziert, geht es an die Grundkonfiguration der Verbindung: Welche Datenpunkte sollen wie und wann synchronisiert werden?

3. Anschließend checkst du das Mapping von Daten und Strukturen, denn bereits jetzt kann Odoo sich Informationen aus Shopify ziehen. Kunden-, Auftrags- oder Produktdaten wandern zunächst in eine Tabelle und werden dort von Shopifyisch in Odooisch übersetzt. Passt hier alles?

4. Laufen die richtigen Daten dann an den korrekten Stellen ein, konfigurierst du anschließend spezifische Workflows. Als Beispiel: Wie soll ein Auftrag aus Shopify je nach Status in Odoo verarbeitet werden?

5. Immer wichtig: Testen, testen und nochmals testen! Haben wir Testen erwähnt? Jeder einzelne Workflow sollte überprüft werden. Am besten zunächst zwischen einer Shopify- und Odoo-Testinstanz und nicht im Live-Modus.

6. Wenn alles so funktioniert, wie es funktionieren soll, bist du fertig. Go live and have fun!

Pain Points: Worauf du bei der Integration von Odoo in Shopify unbedingt achten musst

Kann bei alldem auch etwas schiefgehen? Natürlich kann es das. Da kommunizieren gerade zwei mächtige Stücke Software miteinander, die pro Sekunde Millionen Einsen und Nullen hin- und herjagen.

1. Qualität der Stammdaten

Damit sich dabei weder Odoo noch Shopify verschlucken, kommt es laut Ferry insbesondere auf eine Sache an: Die Qualität der Stammdaten. Insbesondere, wenn du bei der Anlage deiner Produktdaten bislang geschludert hast, wird es beim Informationsaustausch unweigerlich zu Problemen kommen. Ergo: Erst die Produktdaten pflegen, dann die Systeme verknüpfen. Lesetipp: Noch mehr wichtige Daten in deinem Shop: AOV, CAC und CLV. Wir verraten dir alles Wissenswerte zu den KPIs.

2. Verantwortungen klar aufteilen

Direkt daran schließt sich die Frage an, welches der beiden Systeme zukünftig für die Verwaltung der Produktdaten verantwortlich ist, Shopify oder Odoo? Teilen sich die beiden vielleicht ihre Aufgaben oder setzt du womöglich auf das PIM eines Drittanbieters? Hier muss von Anfang an Klarheit herrschen.

3. Prozesse zu Ende denken

Zuletzt ist es entscheidend, alle weiteren Prozesse komplett durchzudenken und ganzheitlich zu betrachten. Dabei sollte immer die Frage im Vordergrund stehen, wie sich einzelne Fälle zwischen Shopify und Odoo bestmöglich abwickeln lassen. Wird etwa eine Retoure hier oder dort verwaltet? Was ist mit Rechnungen? Oder einer Mahnung? Je nachdem, wie viele Stores, Marktplätze und Drittsoftware du nutzt, kann sich ein optimaler Ablauf unterschiedlich gestalten. Die größten Fehlerquellen liegen selten auf der technischen Seite, sondern sind immer menschengemacht. Die Maschine tut nur das, was wir ihr sagen, und wenn wir ihr Quatsch erzählen, produziert sie eben Quatsch.

Odoo & You – Und jetzt kommst du

tl-dr: Odoo ist ein vollständig anpassbares ERP-System, das sich aufgrund seiner hohen Flexibilität und Skalierbarkeit auch für ambitionierte Brands im E-Commerce eignet. Es wächst mit deinem Business und kann dir auf dem Weg bis an die Spitze eine große Menge an Arbeit abnehmen. Die Implementierung von Odoo in Shopify ist zumindest technisch gesehen nicht weiter schwer. Probleme treten vor allem dann auf, wenn Prozesse nicht bis zu ihrem logischen Ende gedacht werden. Wenn du deshalb gerade dabei bist, wieder vom Odoo-Zug abzuspringen, pfeifen wir dich schnell zurück. Denn genau dafür gibt es ja Experten wie Ferry und uns, die Eshop Guides. Zusammen managen wir deinen Relaunch auf Shopify inklusive der vollständigen Implementierung von Odoo. Relaunch ist nicht, weil du auf einem anderen Shopsystem rumkrebst? Kein Ding, denn eine Migration auf ein zukunftsfähiges Shopsystem bekommen wir auch hin. Sprich uns einfach unverbindlich an. Während wir auf dich warten, kümmern wir uns um die eine Sache, die uns seit Zeile eins dieses Beitrags im Kopf herumspukt: Ein Stück belgische Schokolade!