Shopify Operations: Maximale Kontrolle über Shopify ERP, Warenwirtschaft, Logistik und Retouren

Achtung, Kirmessong-Ohrwurm: Das bisschen WaWi macht sich von allein, sagt mein Mann. Hast du die Melodie im Kopf? Hast du auch gemerkt, dass der Mann keine Ahnung hat? Denn laut dem Netzwerk GS1 Germany gehen dem deutschen Einzelhandel gut sechs Milliarden Euro Umsatz jährlich durch die Lappen, weil die Regale leer sind. Umgekehrt bestehen die Lagerbestände vieler Unternehmen zu 20 bis 30 Prozent aus kaum oder gar nicht bewegten Artikeln. Totes Kapital, das nur Platz wegnimmt und Kosten verursacht. Und das ist nur die Warenwirtschaft. Von Umsatzeinbußen durch Fehler in der Logistik oder bei Retouren haben wir noch gar nicht angefangen. Bevor du jetzt allerdings panisch im Lager anrufst: Die Zahlen schließen ALLE deutschen Unternehmen ein. Auch die komische Klitsche am Rande des Industriegebiets, auf deren einzigem PC immer noch stolz ein Intel®-Inside-Aufkleber pappt. Ein modern geführtes Business kann dank ausgeklügelter Softwarelösungen auf deutlich bessere Werte kommen. In diesem Beitrag werfen wir daher einen genauen Blick auf Shopify Operations: Welche Möglichkeiten existieren, um Shopify ERP/ Shopify WaWi, Logistik und Retouren direkt über das Shopify-System zu steuern oder daran anzubinden? Wo lauern die typischen Gefahren und welche Lösungen gibt es? Legen wir los.

Business Cases: Shopify Operations im Arbeitsalltag

Einsteigen möchten wir mit einer ebenso schlichten wie wichtigen Tatsache: Die perfekte Lösung, um dein Business in oder mit Shopify zu steuern, existiert nicht. Wenn irgendwer etwas anderes behauptet, will er dir einfach nur seinen Kram verkaufen. Denn Unternehmen werden nicht am Reißbrett entworfen. Sie wachsen, verändern sich und tragen oft genug Altlasten mit sich herum. Klar existieren inzwischen bessere Lösungen als etwa das Orlando-ERP. Aber für eine Firma, die seit 20 Jahren mit dem System arbeitet, ergibt es keinen Sinn, den Betrieb für acht Wochen einzustellen, um sämtliche Daten in eine neue Software zu übertragen und alle Mitarbeitenden zu schulen. Meistens.

Die beste Lösung ist daher immer exakt den gegebenen Umständen angepasst – so konservativ wie möglich, so radikal wie nötig. Realpolitik für Unternehmen. Grundsätzlich fällt sie aber immer in einen von drei Cases:

#1: Alles läuft über Shopify

Out-of-the-box bringt Shopify sämtliche Funktionen mit, die für den effizienten Betrieb eines Onlineshops notwendig sind: eine eigene Warenwirtschaft inklusive Standortverwaltung und Bestandsmanagement, Fulfillment-Features sowie Funktionen für das Retourenmanagement:

Was kann die Shopify-Warenwirtschaft?

• Lagerbestände pro Produkt/Variante pflegen: Du kannst für jedes Produkt und jede Variante einen Lagerbestand festlegen.
• Automatische Bestandsanpassung bei Verkauf: Sobald ein Artikel verkauft wird, wird der Lagerbestand in Echtzeit reduziert.

• Mehrere Lagerstandorte: Du kannst Lagerbestände auf verschiedene Standorte aufteilen.
• Bestandswarnungen: Geht ein Lagerbestand zur Neige, erhältst du eine Warnung.

Was kann Shopify-Retoure?

• Erstattung von Artikeln direkt aus der Bestellung: Eine Bestellung, die aus mehreren Posten besteht, kann vollständig oder in Teilen retourniert werden.
• Teilrückerstattung oder komplette Rückzahlung: Du bestimmst, ob die komplette gezahlte Summe oder nur ein Teil erstattet wird.
• Rücksendegrund angeben: Ob ein Retourengrund angegeben werden kann oder muss, legst du selbst fest.

Was kann Shopify Fulfillment?

• Versandprofile & Tarife erstellen: Die Versandkosten kannst du an Zielland, Gewicht, Kaufpreis und andere Bedingungen individuell anpassen.
• Automatischer Versandstatus: Nach dem Versand wird die Bestellung automatisch als „erfüllt“ markiert.
• Sendungsverfolgung: Du kannst einer Bestellung eine Trackingnummer mitgeben und diese automatisch an die Kund:innen senden lassen.
• Partial Fulfillment möglich: Einzelne Artikelpositionen einer Bestellung kannst du separat versenden lassen oder warten, bis die gesamte Bestellung durchführbar ist.

Für wen eignet sich Shopify als einzige Lösung?

Für Unternehmen, die gerade die ersten Schritte im Onlinehandel wagen, reichen die Shopify-Bordmittel vollkommen aus. Insbesondere dann, wenn sie einen Besuch im Shopify App Store nicht scheuen. Denn dort finden sich Programme, mit denen sich die Operations schnell und kostengünstig um sinnvolle Features ergänzen lassen. Du willst den Amazon Marketplace in deinen Shopify Store integrieren? Dafür gibt es eine App. Größere Unternehmen, die bereits ein eigenes ERP-System nutzen, schlagen jedoch besser einen anderen Weg ein: Sie verwenden Shopify als Ladenfront im Web und nutzen für ihre Operations die externe Software.

#2: Nutzung von Systemen mit existierenden Konnektoren

Für viele etablierte Programme bietet Shopify bereits Schnittstellen an, die eine einfache Anbindung ermöglichen. Anderes wird über Apps aus dem Shopify App Store abgedeckt. Für bekannte ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365, Navision oder Odoo stehen dort Konnektoren bereit.

Unternehmen, deren gesamte Softwarelandschaft sich auf eine Handvoll etablierter Lösungen beschränkt, haben auf Shopify daher leichtes Spiel. Denn einmal eingerichtet und über die vorhandenen APIs verbunden, ist das komplette Ökosystem nicht nur schnell einsatzbereit, sondern bleibt dank regelmäßiger Updates auch dauerhaft stabil. Allerdings haben die meisten gewachsenen Unternehmen immer mindestens eine Software-Leiche im Keller – und damit kommen wir zu Case #3:

#3: Anbindung von Drittsystemen ohne vorhandenen Konnektor

Meist handelt es sich bei besagten Leichen um veraltete Programme, auf die keine Neukundin mehr setzen würde, die im laufenden Betrieb eines Unternehmens allerdings essenziell sind. In anderen Fällen müssen im Zuge einer Internationalisierung Systeme angebunden werden, von denen in deutschen Landen vielleicht drei Leute jemals gehört haben. Kurzum: Der Fall, dass für einen Teil der genutzten Softwarelandschaft kein Konnektor existiert, ist nicht ungewöhnlich. Jetzt schlägt die Stunde der Shopify-Schnittstellenprofis, die mithilfe von Tools wie Shopify Flow und Synesty oder harter Programmierarbeit dafür sorgen, dass die Kommunikation zwischen den Systemen reibungslos abläuft. Womit wir direkt zu der Frage kommen, die sich gerade in deine Gedanken geschlichen hat:

Kommunikative Hürden: ERP, WaWi, Logistik, Retoure? Welche Operations-Systeme lassen sich mit Shopify verbinden?

Um es mit den Worten unserer eigenen Schnittstellen-Nerds zu sagen: Alles, was in irgendeiner Form in der Lage ist, mit der Außenwelt zu kommunizieren, lässt sich auch mit Shopify verbinden. Dazu gehört selbst das Excel-Sheet mit den Lagerbeständen, das in einem random Cloudspeicher liegt. Letztlich ist es immer nur eine Frage des Aufwands:

Wenig Aufwand: Eine eigene API bauen

In den einfachsten Fällen lässt sich eine API programmieren, die die direkte Kommunikation zwischen zwei Softwaresystemen erlaubt. Die Bestandsdaten aus dem ERP fließen dann etwa direkt zu Shopify und werden dort korrekt interpretiert und weiterverarbeitet.

Mäßig viel Aufwand: Datentypen matchen

Etwas komplizierter wird es, wenn die Datentypen nicht unmittelbar kompatibel sind. Ohne zu sehr abzunerden: Viele Systeme arbeiten beim Anlegen von Daten mit einer Parent-Child-Beziehung (auch Klasse und Objekt genannt).  Dort erstellst du etwa den Parent Schuh. Jeder Schuh besitzt Attribute wie Farbe, Größe und Art. Jedes Child erbt diese Attribute und füllt sie mit Informationen. Im Shop steht damit ein Turnschuh, weiß, Größe 43, aber eben kein Schuh. Shopify allerdings kennt keine Parents. Dort ist jedes angelegte Objekt direkt ein verkaufsfähiges Produkt und besitzt seinerseits Varianten: Dein Artikel ist ein Turnschuh und es gibt ihn in den Varianten schwarz und weiß und den Größen 38 bis 46. In so einem Fall – und tatsächlich kommt er häufig vor – wird die API schnell komplex. Ein Skript muss die Dateitypen so anpassen, dass die Informationen aus dem ERP auch bei Shopify an der korrekten Stelle landen. Eine Lösung ist immer möglich, aber eben mit mehr Aufwand verbunden.

Sehr viel Aufwand: Zwischenstation einbauen

Die schwierigsten Fälle ergeben sich immer dann, wenn selbst ein Transferskript nicht ausreicht, um Daten im Transit an das Fremdsystem anzupassen. Dann wird ein Zwischenstopp nötig. Die Daten werden auf einem FTP (File Transfer Protocol)‑Server geparkt und dort mithilfe eigens programmierter Algorithmen in den neuen Datentyp umgeschrieben. Diese Hardcore-Maßnahme macht es möglich, dass selbst Daten aus Systemen von anno Tobak sicher von einer modernen Software verarbeitet werden können. Lediglich eine leichte zeitliche Verzögerung musst du in Kauf nehmen – das Speichern, Umrechnen und Weiterleiten dauert ein paar Millisekunden.

Zwischenfazit: Shopify ERP, Warenwirtschaft und Co.

Es spielt keine Rolle, ob dir als aufstrebendes Unternehmen die On-Board-Funktionen auf Shopify ausreichen oder du als etabliertes, mittelständisches Unternehmen mit deiner gesamten IT-Landschaft in das System migrierst. Denn angebunden und implementiert werden kann bei Shopify im Grunde fast alles. Deutlich wichtiger als das State-of-the-Art-ERP-System ist daher, dass alle Lösungen zu deinem Unternehmen passen. Sind sie flexibel genug, um mit deinem Wachstum skalieren zu können, so einfach, dass dein Team sie bedienen kann und bieten sie ausreichend effiziente Automatisierungen, um dich zu entlasten? Eine gute Shopify-Plus-Agentur schlägt dir auf Nachfrage zwar Lösungen vor, orientiert sich aber vor allem an dem, was du mitbringst. Wenn du im Supermarkt Kartoffelsalat und Senf im Korb hast und an der Fleischtheke nach Grillwurst fragst, sagt dir die Verkäuferin ja auch nicht, dass Sauerbraten viel besser sei und du gefälligst Kartoffeln und Rotkraut dazu kaufen sollst. Lass dir also nichts aufschwatzen, sondern such dir lieber eine Shopify Plus Agentur/Fleischwarenfachverkäuferin, die sich an deinem Ist-Zustand orientiert.

Spezialfälle: Die größten Herausforderungen rund um Warenwirtschaft, Retouren und Fulfillment auf Shopify

Klingt eigentlich nach einem schönen Abschlussstatement, oder? Aber wir wären nicht deine Eshop Guides, wenn wir dich jetzt einfach losziehen lassen würden.  Womöglich landest du gar nicht bei uns (was echt crazy wäre), sondern bei Agentur XY – und wirst dort gar nicht gut beraten. Besser also, du weißt, worauf du bei Shopify Operations immer achten solltest.

Die wichtigsten Fragen zu Shopify Warenwirtschaft

Es gibt drei Punkte, über die wir in unserer Arbeit rund um die Warenwirtschaft immer wieder stolpern. Stelle dir oder denen, die deinen Shopify-Shop bauen, daher unbedingt diese Fragen:

1. Was ist die Source-of-Truth?

Von der Source-of-Truth spricht man in der IT, wenn eine Information aus unterschiedlichen Quellen stammen kann. Beispielsweise könnte dein ERP-System behaupten, dass von einem Artikel noch 25 Stück auf Lager sind, während Shopify behauptet, es seien nur 24. Wer hat nun recht? Eines deiner Systeme sollte immer den Vorrang haben – natürlich am besten das zuverlässigere. Dabei können für unterschiedliche Informationen durchaus verschiedene Quellen infrage kommen: Die Hoheit über den Lagerbestand besitzt das ERP, den Versandstatus allerdings bestimmen die an dein System angeschlossenen Server der DHL. Stammen alle Informationen aus einer einzigen Quelle, ist es die Single-Source-of-Truth. Aber egal, ob Single oder nicht: Wer das letzte Wort hat, muss geklärt werden, sonst bricht eher früher als später das Chaos aus. Wie im Agentur-Business.

2. Lieber Safe oder lieber Sorry?

Weiterhin empfehlen wir dir, den Mindestbestand deiner Warenwirtschaft an deine eigene Philosophie als Unternehmer:in anzupassen. Soll heißen: Verkaufst du lieber bis zum bitteren Ende und konfrontierst Kund:innen mit einer verspäteten Out-of-Stock-Nachricht? Oder nimmst du einen Artikel aus dem Angebot, obwohl du noch einen Notvorrat auf Lager hast und vermeidest so Überverkäufe? Beides kann funktionieren und sogar auf Artikelebene einzeln festgelegt werden: Die Basics verkaufst du bedächtig und konservativ, die Kassenschlager ballerst du raus und riskierst Enttäuschungen. Eine Entscheidung musst du aber in jedem Fall treffen.

3. Was passiert mit Out-of-Stock-Artikeln?

Zuletzt solltest du klären, was generell mit deiner komplett abverkauften Ware geschehen soll. Denn standardmäßig setzt Shopify sie auf „ausverkauft“, zeigt sie aber weiterhin im Store an und lässt Bestellungen nach wie vor zu. Schließlich kommen Artikel oft wieder rein. Oft, aber eben nicht immer. Gerade in der Modebranche werden viele Designs nur eine Saison lang verkauft und kehren dann nie wieder in den Shop zurück. Hier soll der Artikel also nicht einmal im PIM archiviert werden, sondern vollständig verschwinden. Daran bitte unbedingt denken!

Die wichtigsten Fragen zu Shopify Retouren

Retouren sind im Onlinehandel ein unglaublich wichtiges Thema. Denn genau hier entscheidet sich, ob aus einer Neukundin eine Stammkundin wird. Geht mit dem Umtausch alles glatt, überzeugt das mehr Menschen von der Qualität deines Stores als ein gutes Produkt und deinem Unternehmen als, Achtung ekliges Buzzword, Love Brand. Deshalb ist es mehr als prima, dass Shopify Retouren bereits von Haus aus sauber managt. Kaufpreisrabatte werden etwa automatisch in die Rückerstattung einberechnet, in Multi-Currency-Stores immer in der richtigen Währung zurückgezahlt und schon bei der Adresseingabe passive Retouren größtenteils ausgeschlossen. Anderes allerdings bedarf der Klärung:

1. Wird bei der Shopify Retoure immer der gesamte Betrag erstattet?

Nicht jedes Mal möchtest du als Händler:in die gesamte Summe erstatten. Beispielsweise, wenn klar ist, dass die Ware bereits geöffnet und benutzt wurde. Jemand hat deine Fahrradtasche eindeutig für seinen Sommerurlaub verwendet und möchte dich jetzt über den Tisch ziehen? Na, warte! Deshalb heißt es für dich, unbedingt die Spielregeln festzulegen. Was kann überhaupt zurückgegeben werden und unter welchen Bedingungen? Wie viel Geld gibt es unter welchen Umständen zurück? Legst du keine Regeln fest, droht dir Ärger.

2. Soll ein Retourengrund bei Shopify angegeben werden?

Warum wird eine Ware überhaupt zurückgesendet? Manch einem Store ist das egal, andere möchten es gerne wissen – und sei es nur für die Statistik oder um die eigenen Dienstleistungen weiter zu verbessern. In seltenen Fällen ist die Angabe von Gründen zwar möglich, aber keine Pflicht. Wie auch immer dein persönlicher Fall aussieht, irgendwer muss ihn nach deinen Wünschen umsetzen. Daher: Unbedingt ansprechen.

3. Wer schickt die Retourenbenachrichtigung raus?

Diese Frage ist vor allem dann von Belang, wenn du ein externes System für deine Retouren einsetzt und nicht Shopify. Denn nun existieren zwei Optionen: Entweder, die Infomail kommt direkt von Shopify oder aus der Software des Drittanbieters. Welche Option besser ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Oft ergibt es mehr Sinn, alles über Shopify laufen zu lassen, damit alle Benachrichtigungen rund um einen Einkauf aus einer Quelle stammen.  Allerdings kann es aufwendig werden, einem Retourenportal die Kommunikation zu verbieten. Wichtig ist trotzdem, dass es nur eine Quelle gibt, denn zwei Mails zum selben Umtausch sind mehr als nur ein wenig verwirrend.

4. Sollen Kund:innen Rückerstattungen selbst auslösen müssen?

Zuletzt verhält es sich auf Shopify standardmäßig so, dass eine freigegebene Rückerstattung von den Kund:innen final eigenhändig bestätigt werden muss. Dies geschieht hauptsächlich aus Sicherheitsgründen, ist aber nicht immer im Sinne jedes Unternehmens. Denn erst noch irgendwo rumklicken zu müssen, bevor es das Geld zurückgibt, wirkt nicht unbedingt wie ein guter Kundenservice. Gib deiner Shopify Plus Agentur also immer einen Hinweis, wie du die Dinge gerne handhaben möchtest.

Die wichtigsten Fragen zu Shopify Fulfillment

Auch über das Fulfillment kannst du stolpern, wenn du nicht bereits in der Planungsphase deines Shops ein paar Aspekte klärst. Diese sind:

1. Gibt es bei dir Partial Fulfillment?

Wird die Bestellung erst dann versandt, wenn sie vollständig durchführbar ist oder werden bereits jetzt lieferbare Artikel sofort verschickt und Out-of-Stock-Ware später? Kommt immer alles in ein Paket oder schnürst du auch mal viele kleine Päckchen? Solche und ähnliche Fragen rund um das Partial Fulfillment können einen ganzen Rattenschwanz an Konsequenzen nach sich ziehen. Beispielsweise gibt es Fulfillment- und Retouren-Systeme, die mit Teillieferungen gar nicht klarkommen.  Auch die API zwischen Shop und ERP muss bei Partial Fulfillment gegebenenfalls angepasst werden. Deshalb bitte das Thema immer unbedingt ansprechen.

2. Oder eben die gesamte Fulfillment-Logik?

Dieser Punkt ist so ein gewaltiger Klopper, dass wir ihm eigentlich einen eigenen Artikel widmen müssten. Denn stell dir vor, jemand aus Flensburg bestellt einen Artikel, der in deinem Hamburger Lager nicht mehr verfügbar ist, aber noch in ausreichender Menge in Rosenheim liegt. Wie reagiert dein System in diesem Fall? Soll es sagen: „ausverkauft“, weil sich der Versand für dich nicht rechnet? Eine längere Lieferzeit kommunizieren? Oder die Bestellung vielleicht einfach durchwinken? Solche und ähnliche Fragen gilt es auf jeden Fall zu klären, denn sie entscheiden maßgeblich über den Aufbau und die Logik deiner Softwarearchitektur.

Shopify Operations: Du musst “nur” mitdenken (lassen)

Unser ganzer Artikel noch einmal in drei Sätzen: Rund um ERP, Warenwirtschaft, Retouren und Fulfillment lässt sich auf Shopify jede noch so komplexe Softwarelandschaft vollständig einbinden. Du brauchst dafür lediglich einen Partner (aka. sehr, sehr gute Shopify Plus-Agentur) an deiner Seite, der weiß, was er tut. Hast du ihn nicht, dann vergiss wenigstens nicht, die wichtigsten Fragen zu klären. Aber natürlich kommst du gar nicht in diese Verlegenheit, denn für deinen Auftrag fragst du gleich die besten Shopify Nerds auf dem Markt: Wir übernehmen deine Migration zu Shopify Plus – natürlich inklusive Anbindung deiner gesamten Operations, ausführlichen Tests und Ideen, wie du deine E-Commerce-Prozesse optimieren kannst. 

Alternativ schauen wir uns auch gerne deinen bestehenden Shopify Store an, prüfen ihn auf Herz und Nieren, merzen Schwachstellen aus und machen ihn, gerne unter deiner Anleitung, insgesamt performanter, nutzerfreundlicher und zukunftstauglicher. In diesem Fall sind deine Ansprechpartner:innen unsere Relaunch-Expert:innen. Team Eshop-Blog macht sich derweil Gedanken, wie man aus 20 bis 30 Prozent totem Kapital in deutschen Lagern sinnvoll bare Münze machen könnte. Vielleicht irgendwas mit Upcycling? Wenn wir dann Millionär:innen sind, erfährst du es genau hier, bestimmt.